3 passi per pianificare facilmente delle riunioni

In un recente Virtual Free Coaching Cafè (registratevi qui), abbiamo discusso su come aiutare i leader a pianificare ottimi meeting. I leader spesso vogliono essere supportati con il coaching con l’obiettivo di pianificare o di riflettere sulla facilitazione di eventi, incontri, discussioni, ecc. Come coach, il punto principale è aiutare il leader a capire cosa deve fare come facilitatore, piuttosto che concentrarsi troppo sulle condizioni esterne e su cosa dovrebbero fare le altre persone. L’obiettivo della sessione per il leader è più utile se formulato come: “cosa posso fare per facilitare…” piuttosto che “cosa i miei rapporti diretti dovrebbero fare in modo diverso”.

Ecco alcuni passi utili sia come coach per sostenere un leader, sia come leader per preparare conversazioni e incontri.

Fase 1: Determinare il risultato desiderato su tre livelli – cosa, chi e come

Il “cosa”

Chiedetevi: “Quale risultato vogliamo da questo meeting?” Siate specifici, ad esempio: “Un modo chiaro di procedere con i compiti assegnati, le tempistiche, i ruoli e le responsabilità” oppure “Tutte le domande importanti vengono chiarite, le persone hanno riflettuto a fondo sulle questioni e tutti sono in grado di andare avanti (questa sarebbe la misura del successo)”.

Il “chi”

Chiedetevi: “Come vorrei che il team si comportasse in questo incontro – a quale versione di loro voglio attingere?” Vuoi che tutti siano impegnati, che le persone possano essere aperte, che si contraddicano l’un l’altra – vuoi che le persone siano disciplinate e che prendano decisioni rapide? A seconda dell’argomento, potrebbero essere utili modi molto diversi di presentarsi all’incontro: se tutto è chiaro e bisogna muoversi velocemente e bisogna prendere decisioni, le persone dovranno essere disciplinate, stare zitte, parlare solo quando hanno chiaramente qualcosa da aggiungere. Se si vogliono sviluppare nuove idee, creare un brainstorming intorno a una ipotesi di base, si vuole che tutti si impegnino, che l’atmosfera sia leggera, le sovrapposizioni sono più utili. Sviluppate un quadro chiaro nella vostra mente su quale versione dei partecipanti volete invitare all’incontro.

Il “come”

Pensate al modo ottimale in cui si svolgerà l’incontro, date le vostre riflessioni sul “cosa” e sul “chi” – pensateci bene. Questo probabilmente porterà già ad alcune idee su come facilitare.

Fase 2: Preparare un piano

Ora che sapete “cosa”, “chi” e “come” potete iniziare a pianificare la vostra facilitazione. Di solito uso un modello come questo:

TempoAttivitàObiettivoForma di gruppoMateriale / Tecnologia
9:00AccoglienzaMettere a proprio agioPlenariaCaffè
9:10AgendaOrientamentoPlenariaSlides / Flipchart
9:15Goal SettingChiarezza sugli obiettivi del giornoTriadi in breakouts poi PlenariaRaccogli i risultati in Mural / Lavagna a fogli mobili
9:45PrioritàPriorità chiare PlenariaSticky dots su Mural
Esempio di piano di facilitazione

Naturalmente, i tempi non sempre corrisponderanno a quanto pianificato – ma se si prende l’abitudine di pianificare i tempi, impareremo molto velocemente quanto tempo ci vuole per le attività.

Ecco alcuni suggerimenti su quale forma di gruppo e strumento di visualizzazione scegliere per gli obiettivi più comuni:

Ingaggio

Usate “pensa, accoppia, condividi” – fate in modo che le persone pensino prima di tutto da sole e chiedete loro di documentare i loro pensieri usando note post-it o un miro/mural/jamboard. Poi chiedete loro di discutere a coppie e poi raggruppate tutte le note sulla lavagna. Non saltate la riflessione individuale – se si discute prima in plenaria, le idee delle persone più loquaci prenderanno forma, mentre quelle di coloro che sono meno estroversi verranno compresse o sottovalutate.

Ottimismo e buon umore

Chiedete: “Cosa sapete del nostro team che vi dice che possiamo farcela?” oppure “Quali sono stati i momenti chiave dell’anno scorso – chi ha contribuito a cosa?” e usa una visualizzazione divertente fatta di immagini o di post it da mettere sulla schiena delle persone (ad esempio “cosa ho apprezzato di te l’anno scorso”)

Decisioni rapide

Raccogliere i criteri per una buona decisione – cosa ci dirà che la nostra decisione è stata una buona decisione? Visualizzare. Scalare: Quanto siamo chiari su cosa decidere, 10 è completamente chiaro, 1 il contrario? Cosa è già chiaro? (visualizza questa parte) Cosa dobbiamo fare per essere ancora più chiari?

Naturalmente ci sono molte altre situazioni! Una risorsa davvero buona per le tecniche di facilitazione è qui: Liberare le strutture – Menu Liberare le strutture. Oppure potreste essere interessati al libro di team coaching di Kirsten Dierolf che contiene molti strumenti di facilitazione: Solution Focused Team Coaching (dice “edizione tedesca” ma è in inglese – non so cos’altro fare per far sì che Amazon lo etichetti nel modo giusto!)

Potresti anche partecipare a uno dei nostri corsi di teamcoaching:

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