“A volte, qualcuno dovrebbe”, quando nessuno vuole impegnarsi…

Siete seduti a una riunione. Molto è stato discusso. Ognuno ha bene o male presente quali sono le azioni da intraprendere per procedere. È il momento che qualcuno faccia il primo passo, affinché le cose effettivamente accadano. Le persone cominciano a giocherellare con la propria penna o a concentrarsi sul proprio computer. Improvvisamente diventa molto interessante quello che fa il ragnetto nell’angolo. Chi fa la prima mossa perde.

“Ci risiamo”, pensate “tutti sappiamo cosa dovremmo fare e sappiamo anche che probabilmente sarebbe utile per tutti. Sappiamo inoltre che nessuno ha veramente tempo o energia per farlo.” Quindi cosa si può fare?

Franck Gollas, mio amico e formatore in SolutionsAcadamy, mi ha introdotto a un modo illuminante e giocoso per permettere a un gruppo di impegnarsi in modo realistico. L’ha chiamato in inglese metodo S³ (= Sometime somebody should), che indicheremo come metodo AvoQaDo (=A Volte Qualcuno Dovrebbe).

  • Chiedete a ognuno di scrivere quello che qualcuno dovrebbe fare, prima o poi, su un post-it o dei cartoncini, mettendo un’idea per foglietto.
  • Ognuno poi mette i foglietti in mezzo al tavolo o su una lavagna, in modo che sia facile vederli tutti insieme.
  • Raggruppate le idee in modo da avere quelle simili vicine.
  • Tutti si mettono intorno e guardano tutte le cose che devono essere fatte.
  • Chiedete dunque a ciascuno di prendere il foglietto con quelle attività che si sentono di portare avanti. L’obiettivo non è evitare che restino foglietti sul tavolo o sulla lavagna. La scelta è totalmente volontaria. Ognuno prende solo quelle attività sulle quali vuole impegnarsi.
  • Sarà inevitabile che alla fine restino dei foglietti non presi da nessuno. Questi diventano oggetto della discussione su cosa deve accadere, affinché qualcuno si impegni a fare le attività rimaste:
    • Dobbiamo frammentare queste attività in azioni più piccole?
    • Mancano risorse?
    • È possibile cambiare le priorità già definite in modo che qualcuno riesca a impegnarsi anche su queste?
    • Sono azioni che vanno effettivamente fatte?
    • C’è qualcuno all’esterno del team che potrebbe occuparsene?

Alla fine avrete modo di capire se quanto pianificato è realistico e potrete comprendere meglio le preferenze del vostro team.

E ancora più importante comprenderete cosa serve al vostro team perché si attivino volontariamente. Sapendo questo e pensandoci prima del vostro prossimo incontro, la discussione diventerà più produttiva, poiché avrete anticipato cosa può essere fatto e cosa sarà invece più difficile.

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