Discussioni e controversie nelle riunioni

Avete paura di quel meeting – sapete che la questione da discutere è molto controversa. Avete parlato con alcune persone e ci sono due o più proposte che si escludono a vicenda e le persone difenderanno la loro posizioni in modo appassionato. Avete davanti a voi ore difficili in cui almeno la metà del gruppo sarà delusa. Ecco alcuni suggerimenti per creare un processo che vi aiuterà a raggiungere una soluzione ben ponderata, che consente di ottenere il maggior numero possibile di buy-in e che farà il possibile per evitare che le persone si offendano.

Spesso ci viene chiesto di facilitare riunioni di questo tipo: CDA, riunioni tra due dipartimenti, incontri con i clienti, incontri con i fornitori, riunioni strategiche, ecc. Ecco il processo che utilizziamo come facilitatori (e se non potete assumerci, vi consigliamo di procurarvi un facilitatore neutrale o qualcuno che possa agire effettivamente in modo neutrale o “multiparziale”).

1) Chiarire la struttura prima della riunione

  • Cosa è predefinito?
  • Cosa può essere cambiato?
  • Qual è lo scopo del meeting?
  • Chi deve partecipare?

Raccomandiamo di coinvolgere il minor numero possibile di persone, ma rispettando la rappresentanza di tutti coloro che dovranno attuare o saranno impattati in modo significativo dalla decisione, decision makers, persone con conoscenze particolari. Abbiamo commesso l’errore (una volta) di coinvolgere troppe persone con il risultato di creare il caos nei gruppi di lavoro (tutto è stato detto ma non da tutti) e di coinvolgere troppe poche persone (con il risultato che le informazioni pertinenti non sono state disponibili). Nella riunione:

2) Chiarire l’obiettivo del processo

  • “Supponiamo di passare X tempo a discuterne con successo e che usciate da questa sala riunioni soddisfatti del processo, che cosa è successo?”
  • “Cosa vi dirà che siete sulla strada giusta, che sta funzionando?”
  • Riportate i contributi come “regole di base”.

3) Chiarire il contenuto dell’obiettivo

  • “Quali sono i criteri che una buona soluzione deve soddisfare?
  • “Su quale di questi criteri siete tutti d’accordo?
  • Se le persone dovessero indicare obiettivi mutualmente esclusivi: “Abbiamo bisogno di meno venditori” – “Abbiamo bisogno di più venditori”, cercate di scoprire qual è l’obiettivo dietro l’obiettivo: “Ok, allora cosa genererà “meno venditori”, cosa genererà “più venditori”?”
  • Riportate su una lavagna a fogli mobili un elenco dei criteri sui quali tutti possano concordare

4) Chiarire le proposte

  • “Quali sono le vostre idee per raggiungere soluzioni che soddisfino questi criteri?”
  • Fate una lista di proposte ed esplorate ognuna di esse in modo che tutti comprendano il perché di ciò che viene proposto (quali sono le buone ragioni per pensare in questo modo)
  • Dopo che tutte le proposte sono state esposte, richiedete a tutti di dare risposta a questa domanda: “Quali sono i tuoi pensieri in questo momento, verso dove ti stai orientando?” (è importante chiarire in questo modo che tutti possono cambiare idea, che stiamo cercando, non litigando)

5) Fate una pausa

6) Prendere la decisione

  • “Quali sono state le sue ulteriori idee che si sono aggiunte durante la pausa?”
  • “Quali nuove argomentazioni hai elaborato?”
  • Quando tutti gli argomenti sono indicati (di solito non ce ne sono molti dopo la discussione prima della pausa) chiedete quale tipo di processo decisionale sarà più adatto:
    • votazione
    • attribuire più di un voto e poi decidere i due migliori
    • una decision matrix
    • presentare i due migliori ad un superiore
    • consenso
  • Quando votate, fate attenzione che le persone i cui suggerimenti non vengono presi in considerazione si sentano a proprio agio: “Riesci a supportare l’altra soluzione?”, “Cosa ti serve per convincerti che anche questo funzionerà?

7) Complimentatevi con il gruppo per tutto ciò che avete osservato nel processo che permetterà loro di prendere di nuovo decisioni così difficili in futuro: “Vedo che vi siete sentiti tutti molto appassionati. Siete riusciti a rimanere entusiasti e siete riusciti ad ascoltarvi a vicenda e a cambiare idea. Il vostro ego non si è messo in mezzo, ecc.

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