Il solution Poker per prioritizzare

Overview

Gli scrummaster e gli agile coaches conoscono lo strumento del “priority poker” attraverso cui i membri di un team possono dare priorità alle idee. Ci sono diverse forme di questo poker. In una variante, a tutti i membri del team vengono date carte da gioco con un valore da 2 a 10, ogni idea viene identificata e al tre ogni membro del team dà un voto sulla qualità di quell’idea mettendo una carta da gioco sul tavolo. Un’altra variante è quella di scrivere le taglie dei vestiti sui post it. In questo caso, S, M, L, XL sono scritti su una lavagna da sinistra a destra e i membri della squadra sono autorizzati a ordinare e spostare i propri suggerimenti in queste categorie per un certo lasso di tempo. È possibile vedere rapidamente quali suggerimenti sono giudicati in modo simile dalla squadra e quali suggerimenti hanno bisogno di ulteriori discussioni.

Il metodo qui presentato, “Solution Poker”, completa l’approccio agile con un passo importante incentrato sulla soluzione che semplifica la prioritizzazione. L’implementazione online è molto semplice grazie alle lavagne online disponibili come Miro, Mural, Padlet o Jamboard.

Quando usare “Solution Poker”

Il “Solution Poker” è utile in qualsiasi situazione in cui una squadra vuole valutare e dare priorità a diverse proposte o idee. Esempi:

  • Action Planning
  • Risposta alle crisi
  • Annual planning
  • Strategia e tattiche
  • Creare un backlog
  • Retrospettive
  • Project planning

Obiettivi del metodo

Il metodo porta ad un alto livello di accordo e soddisfazione con i risultati. La procedura è trasparente e chiara e permette una comunicazione aperta e sicura. Alla fine del processo, tutti sono d’accordo e solo le differenze più importanti sono state discusse in modo da risparmiare tempo.

Il processo

Step 1 Raccogliere idee

Il team raccoglie idee o suggerimenti, per esempio su come procedere, sulle azioni, sui progetti su post it online. Il team coach potrebbe chiedere di selezionare una o più delle seguenti domande:

  • “Supponiamo che tu sia un passo avanti, come lo sapresti tu e gli altri?”.
  • “Quali sono i 3 passi più importanti che la squadra dovrebbe fare ora?”
  • “Quali idee potrebbero aiutare subito?”
  • “Cosa deve fare la squadra l’anno prossimo?”

Step 2: Raggruppare le idee

La squadra ha 2 minuti (è possibile impostare un timer su Miro o Mural) per raggruppare i post it online. Ogni membro della squadra può “afferrare” ogni nota adesiva online e spostarla vicino ad altre che hanno un argomento simile. Può sembrare un po’ caotico, ma è il modo più semplice per mettere rapidamente ordine in una grande quantità di note adesive online. Dopo i 2 minuti, il coach e la squadra passano al analizzano i gruppi e ripuliscono il campo ancora una volta. Alla fine di questa fase, una nota adesiva online per cluster di idee viene creata come titolo.

Step 3 Il solution focused twist

Quando si tratta di proposte di azioni, ci possono essere molteplici interessi che influenzano la decisione del team. Alcune idee sono brillanti, ma i membri del team temono il lavoro extra e quindi rifiutano la proposta, o una proposta è buona in un altro modo, ma scomoda. Se si passa direttamente dalla raccolta di idee alla valutazione, le buone idee possono essere rifiutate per interessi parziali di alcuni.

Quindi il team coach chiede ai membri della squadra di pensare individualmente e in silenzio per 2-3 minuti all’obiettivo o allo stato desiderato. La funzione del timer può essere usata anche qui. È utile chiedere ai membri del team di spegnere il video per questa fase e riaccenderlo quando sono pronti a proseguire. Ecco una selezione di possibili domande volte a visualizzare lo stato desiderato:

  • “Supponendo di avere molto successo, chi lo noterebbe e cosa noterebbe?”
  • “Qual è la cosa migliore che possiamo fare oggi per la squadra?”
  • “Se avessimo raggiunto il nostro obiettivo – come sarebbe il nostro lavoro in dettaglio?”

A seconda della situazione, la squadra dovrebbe trovare una domanda che si adatti al team.

Step 4 Riordinamento

Durante i 2-3 minuti del twist della soluzione, il team coach prepara i passi successivi: scrive i titoli con le taglie dei vestiti (S, M, L, XL) ad una distanza sufficientemente grande l’uno dall’altro in un altro angolo della lavagna online. Inoltre, sposta anche le intestazioni dei gruppi di idee in quest’area.

Come nella fase di raggruppamento, tutti i membri del team possono ora valutare le idee. Questa fase può durare 3-5 minuti — di nuovo, il timer è raccomandato. Ogni membro del team può “afferrare” ogni nota online e trascinarla in un altro campo. Qui si nota immediatamente quali idee sono valutate allo stesso modo, e quali idee hanno ancora bisogno di essere discusse. Se una nota adesiva viene costantemente trascinata in un altro campo, sapete che dovete parlarne di nuovo.

Questo passo può avvenire in una sola fase per gli argomenti semplici. Se gli argomenti sono più complessi, si può anche lavorare in più fasi. Allora, per esempio, si potrebbe prima chiedere: “Quali sono le idee più facili da attuare? Nella fase successiva si potrebbe poi chiedere: “Quali sono le idee che potrebbero avere il maggior effetto?

Step 4 Discussione e accordo

In ogni caso, è chiaro che non si deve parlare delle idee che sono classificate sotto S dalla maggioranza. Nella discussione successiva, ci si può concentrare sulle idee che sono controverse. Qui, i singoli membri della squadra possono spiegare le ragioni della loro valutazione, e la squadra può arrivare ad una valutazione finale. Infine, la squadra si accorda sulle idee che dovrebbero essere implementate come priorità.

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