改善团队沟通的 3 个简单步骤：TIMID 流程

“如何确保每个人都在正确的时间获得正确的信息、足够的信息，以便他们能够做出正确的决定，并协调一致地推动公司向前发展，而不会互相干扰？”这是在考虑团队中的信息管理和分配时的关键问题。一方面，你不想过度告知和用无休止的电子邮件和会议打扰人们，另一方面，你想确保人们知道足够的信息，以便团队取得成功。团队、部门或公司越大，这就越复杂和困难。我认为还没有人找到一个万无一失的系统——也许没有适合每种情况的万无一失的系统。

那么，如果你想提高团队信息共享的效率，你能做些什么呢？鉴于没有万无一失的方法，最好从找出你的每个团队成员需要多少和什么样的信息来高效地完成工作而不与任何人发生冲突开始。 （当然，这并不意味着您能够向每个人提供他们想要的信息——例如，有些事情必须保密，或者有些信息太多了，无法接受，而且只是“有则更好”，而不是绝对必要的。）

这是一个您可以在团队中使用的小型解决方案聚焦流程设计。您可以作为团队负责人自己执行此流程，也可以要求您的团队成员之一执行此流程，或者您可以聘请外部顾问为您执行此流程。每种情况下的流程都相同

访谈（可能是在线调查）

构建一个包含三个量表的量表板。

1. 以 1-10 为量表，其中 10 表示您拥有所需的所有信息，让您能够自主决策并与其他团队成员保持一致，而 0 则相反，您现在处于什么位置？
2. 以 1-10 为量表，其中 10 表示如果您缺少某些信息，您可以随时主动询问，而 0 则相反，您现在处于什么位置？
3. 以 1-10 为量表，其中 10 表示您能够及时有效地获得完成工作所需的信息，而 0 则相反，您现在处于什么位置？

要求每个团队成员通过给出一个数字来单独评估信息共享的质量。然后使用以下问题的组合（或全部）询问他们关于每个量表的情况：

1. 什么告诉你我们已经处于 X（他们标记的数字）而不是 1？
2. 什么运作良好？
3. 你个人做了什么对这个数字有贡献？
4. 我们作为一个团队在做什么，哪些流程对我们有帮助？
5. 有没有我们在量表上更高的时刻，那时有什么不同？
6. 你如何注意到我们在量表上上升了？
7. 你的其他团队成员会如何注意到？
8. 你的老板（或者我，如果你是老板）会如何注意到？
9. 团队的其他界面会如何注意到？

然后，你可以整理所有答案并与整个团队分享。

会议

在第二步中，你可以举行一个研讨会，讨论你可能想要实施的任何措施，以改进信息共享。研讨会可以从讨论访谈结果开始，然后迅速进入头脑风暴，提出改进想法。通常这不需要很长的会议，一两个小时就足够了。

跟进

几周后，您应该安排另一次会议来跟进信息共享的改进情况，以及在此期间是否产生了其他可能有助于改善信息共享的想法。

无论如何，参与这样的过程将有助于人们理解信息共享就是它所说的：信息共享。每个人都有责任分享和索取信息。通过单独询问每个人，您还可以根据团队中的每个成员调整您的信息共享风格。并非每个人都需要相同级别或数量的信息。通过与整个团队开会，您可以就每个人都应遵循的措施和流程达成一致。这种澄清通常非常有用，可以避免许多误解或在出现沟通不畅时追究责任。尽管如此，事情还是会出错，这是人之常情。但至少，你已经尽了最大努力。