3 componentes de las guías de facilitación de Killer

Los programas de capacitación son el tesoro de las empresas de desarrollo de talentos y de los departamentos de aprendizaje y desarrollo. Son las monedas brillantes en sus bóvedas. Los programas están a cargo de facilitadores maravillosos, apreciados por sus habilidades de presentación y su entusiasmo. Pero, como todos sabemos, a veces las personas pasan a bóvedas más brillantes cuando se les ofrece la oportunidad y el objetivo de todas las empresas es mantener el conocimiento a salvo y seguro donde pertenece y evitar que se vaya cuando las personas se van.

Una solución a la fuga de monedas es crear guías para facilitadores excelentes. Esto no solo ayuda a retener el conocimiento, sino que también crea claridad para el facilitador, ayuda a los nuevos facilitadores a incorporarse rápidamente y ahorra tiempo de capacitación del capacitador. Cuando se actualiza regularmente, una buena guía para facilitadores también puede capturar los aprendizajes que se producen de una sesión a otra y ayudar a crear un producto que mejora cada vez más. La consistencia general de la presentación también aumenta.

¿Por qué, entonces, muchas guías para facilitadores que he visto son descuidadas, poco claras, confusas y se entregan con un "bueno, lo entenderás después de la sesión de capacitación para capacitadores"? Probablemente muchos facilitadores son personas extrovertidas, orientadas a la conversación, a quienes simplemente no les gusta sentarse a escribir bien frente a sus computadoras (que es donde entran en juego los diseñadores instruccionales... por qué a veces no producen guías para capacitadores utilizables es algo que no entiendo. Vale, eso no sucede muy a menudo, pero sucede).

A continuación, se incluyen mis 16 consejos para una excelente guía para facilitadores que se asegurará de que obtenga lo que necesita hacer al instante:

En qué consiste:

• Use un documento de descripción general, hojas de instrucciones de ejercicios y notas debajo de las diapositivas. El documento de descripción general es para darle al capacitador una descripción general (obvio), las instrucciones del ejercicio son instrucciones detalladas para un ejercicio que se pueden sacar cuando se entrega y las notas debajo de las diapositivas son ayudas de memoria (es decir, NO 1000 palabras por diapositiva) de lo que es importante para esa diapositiva.

El documento de descripción general:

• Resume lo que el facilitador necesita preparar y traer (preparación y material) en la parte superior de la página (como en: si esto es lo único que hará el facilitador, al menos tendrá todo lo que necesita… y, digamos, si es una carpa, se preguntará para qué y seguirá leyendo 🙂

• )
• Crea una tabla con columnas para "tiempo", "actividad", "forma de grupo", "material"
• Dale a cada sección / módulo de la capacitación un encabezado, por ejemplo, "Bienvenida", "Presencia ejecutiva explicada", "Practicar la atención plena", "Característica, Ventaja, Beneficio” que le habla al facilitador
• Comience cada actividad (presentación, ejercicio, juego de roles…) con una breve explicación de para qué es y en qué debe centrarse el facilitador: “La actividad de construcción de torres brinda a los participantes una experiencia de primera mano del trabajo en equipo y los ayuda a descubrir lo que están haciendo que ya está funcionando”
• Mencione la actividad en 10 palabras: “Realice la actividad de construcción de torres” – vea la hoja 1 (se dará una explicación adicional en la hoja de ejercicios numerada)
• Reúna y publique las mejores preguntas de resumen, por ejemplo: “¿Qué cosas salieron bien en la actividad de construcción de torres y le gustaría tener más en su vida diaria?”
• No incluya fotos de rotafolio en la descripción general: use un documento separado, si es realmente hábil, tenga todo en una carpeta y trabaje con hipervínculos a las imágenes de rotafolio y las hojas de ejercicios.
• No cree documentos de descripción general que tengan más de 2 páginas por día (el facilitador lo tendrá sobre una mesa durante el facilitador y siempre sabrá dónde está y cómo le va en términos de tiempo)

Hojas de instrucciones del ejercicio:

• Nuevamente, la preparación y los materiales van en la parte superior
• Explique en detalle cuál es el objetivo del ejercicio: ¿por qué lo está realizando? ¿Cuál es su propósito? Si no puede encontrar una aparte de "es divertido", bueno, tal vez debería buscar una carrera en el entretenimiento.
• Dé descripciones detalladas numeradas de los pasos y las instrucciones (por ejemplo: 1) Explique la lógica del ejercicio 2) Divida al grupo en grupos de 4 3) Reparta papel, tijeras, las instrucciones para el ejercicio 4) Pida al grupo que construya un ... 5) Informe con las siguientes preguntas
• Mencione las preguntas del informe que apuntan al propósito del ejercicio y la conexión con la vida real de los participantes
• Si desea ser realmente lujoso: incluya imágenes de cuando haya realizado este ejercicio antes con participantes felices, comprometidos y entusiastas (que, obviamente, hayan aceptado que se use su foto)

Notas debajo de las diapositivas:

• NO insulte la inteligencia de su facilitador poniendo demasiados detalles. A menudo he visto programas estadounidenses que tienen 2000 palabras debajo de una diapositiva como: 2 min. Pregunte: “¿Cuántos lobos hay en el cuento de hadas de Caperucita Roja?”. Obtenga las siguientes respuestas: “Un lobo”. El facilitador observará la diapositiva en modo de presentación, por lo que tendrá quizás 5 oraciones que él/ella podrá leer rápidamente y usar durante la presentación. Podrían ser cosas como: “Haga referencia a nuestra estrategia de salud y seguridad” o “Cuente una historia de ventas sobre cómo “dividir y multiplicar” lo llevó a comprar algo” o “¡Atención! Pregunte “cuál es su producto favorito en nuestra gama” antes de mostrar la siguiente diapositiva”. Toda la información detallada sobre el contenido debe estar en la guía de los participantes y, de todos modos, usted espera que el contenido de lo que el facilitador está presentando sea algo que él o ella conozca (… hay excepciones… pero entonces…)

Si se encuentra pensando: “Pero no tengo tiempo”, llámeme y podemos trabajar en documentar y posiblemente mejorar su programa. A largo plazo, mantendrá sus pequeños y brillantes objetos preciosos en la bóveda, donde pertenecen.