3 sencillos pasos para mejorar la comunicación en tu equipo: el proceso TIMID

“¿Cómo se asegura de que todos reciban la información correcta, suficiente, en el momento adecuado para que puedan tomar las decisiones correctas y estar alineados para hacer avanzar a la empresa sin estorbarse unos a otros?” es la pregunta crucial cuando se trata de pensar en la gestión y distribución de la información en su equipo. Por un lado, no desea informar en exceso ni molestar a las personas con correos electrónicos y reuniones interminables; por otro, desea asegurarse de que las personas sepan lo suficiente para tener éxito como equipo. Cuanto más grande sea el equipo, el departamento o la empresa, más complejo y difícil se vuelve esto. No creo que nadie haya encontrado todavía un sistema infalible, y tal vez no exista un sistema infalible que se adapte a todas y cada una de las situaciones.

Entonces, ¿qué puede hacer si desea mejorar la eficiencia del intercambio de información en su equipo? Dado que no existe un método infalible, lo mejor es comenzar por averiguar cuánta y qué tipo de información necesita cada uno de los miembros de su equipo para hacer su trabajo de manera eficiente sin chocar con nadie más. (Por supuesto, esto no significa que podrá darle a todos la información que desean; algunas cosas deben permanecer confidenciales, por ejemplo, o alguna información sería demasiado difícil de asimilar y sería más "agradable tenerla", no absolutamente esencial).

A continuación, se muestra un pequeño diseño de proceso centrado en soluciones que puede utilizar en su equipo. Puede llevar a cabo este proceso usted mismo como líder del equipo, puede pedirle a uno de los miembros de su equipo que lo lleve a cabo o puede contratar a un consultor externo para que lo haga por usted. El proceso es el mismo en cada situación

Entrevistas (posiblemente encuesta en línea)

Construya un tablero de escala de tres escalas.

1. En una escala de 1 a 10, donde 10 es que tiene toda la información que necesita para sentirse empoderado en sus decisiones y alineado con los otros miembros del equipo y cero es lo opuesto, ¿dónde se encuentra ahora?
2. En una escala de 1 a 10, donde 10 es que se siente libre de pedir información de manera proactiva si la extraña y cero es lo opuesto, ¿dónde se encuentra ahora?
3. En una escala de 1 a 10, donde 10 es que la información que necesita para hacer su trabajo de manera eficiente le llega a tiempo y cero es lo opuesto, ¿dónde se encuentra ahora?

Pida a cada miembro del equipo que evalúe individualmente la calidad del intercambio de información dándole un número. Luego, pregúnteles sobre cada escala usando una combinación de estas preguntas (o todas ellas):

1. ¿Qué le indica que ya estamos en una X (el número que han marcado) y no en 1?
2. ¿Qué está funcionando bien?
3. ¿Qué está haciendo usted personalmente que contribuya a este número?
4. ¿Qué estamos haciendo como equipo, qué procesos tenemos que ayudan?
5. ¿Hubo momentos en los que estuvimos más arriba en la escala y qué fue diferente entonces?
6. ¿Cómo notaría que subimos en la escala?
7. ¿Cómo lo notarían los demás miembros de su equipo?
8. ¿Cómo lo notaría su jefe (o yo, si es el jefe)?
9. ¿Cómo lo notarían otras interfaces del equipo?

Luego puede recopilar todas las respuestas y compartirlas con todo el grupo.

Reunión

En un segundo paso, puede realizar un taller para discutir las medidas que haya tomado. es posible que desee implementar para mejorar el intercambio de información. El taller puede comenzar discutiendo los resultados de las entrevistas y luego pasar rápidamente a una lluvia de ideas para mejorar. Por lo general, no tiene que ser una reunión muy larga, una o dos horas deberían ser suficientes.

Seguimiento

Después de algunas semanas, debe programar otra reunión para hacer un seguimiento de cómo ha mejorado el intercambio de información y si se han generado otras ideas mientras tanto que puedan ayudar a mejorar el intercambio de información.

En cualquier caso, participar en un proceso de este tipo ayudará a las personas a comprender que el intercambio de información es simplemente lo que dice: COMPARTIR información. Todos son responsables de compartir y solicitar información. Al preguntar a todos individualmente, también puede adaptar su estilo de compartir información a cada uno de los miembros de su equipo. No todos necesitan el mismo nivel o cantidad de información. Al tener una reunión con todo su grupo, puede acordar las medidas y los procesos que se espera que todos sigan. Este tipo de aclaración suele ser muy útil y evita muchos malentendidos o la asignación de culpas cuando ha habido una falta de comunicación. De todas formas, las cosas pueden salir mal, es la naturaleza humana, pero al menos lo intentaste lo mejor que pudiste.