Coaching de equipo en vivo online: una estructura sencilla que puedes usar de inmediato

Muchos de nosotros, coaches y líderes, nos vimos obligados a trasladar nuestro trabajo al ámbito virtual durante la pandemia mundial; algunos con más experiencia, otros con menos. Yo tuve la suerte de haber empezado a trabajar online como coach de equipos y como formadora de coaches y líderes en 2005, cuando nadie pensaba siquiera que la formación y el coaching online fueran posibles. Entonces, pensé que compartiría una estructura fácil que sea lo más a prueba de balas posible e incluiría toda la información técnica para que puedas replicarla de inmediato.

Paso 1: contratación

Herramientas: Calendly o Acuity (programación), Zoom o Microsoft Teams (comunicación), Mural, Miro, Padlet o Jamboard (lluvia de ideas)

Preparación:

• Abre Mural, Miro, Padlet o Jamboard
• Crea un espacio que parezca un mapa mental con el nombre del equipo en el medio
• Crea "ramas" o espacios para posibles partes interesadas (los clientes del equipo, otro departamento, el equipo en sí, etc.)

Reunión de contratación

• Envía a los patrocinadores de la contratación tu enlace de Calendly o Acuity para encontrar un momento adecuado para la reunión.
• Comienza la reunión.
• Preséntate (prepara un Introducción que le dé a usted y a los demás la seguridad de que puede ayudar como coach de equipo) e invite a los patrocinadores a presentarse.
• Pregunte cuál es el propósito general del equipo: ¿qué tienen que hacer bien el próximo año?
• Averigüe si realmente son un equipo (interdependientes, con un propósito común, colaboración); si no, no proceda con un coaching de equipo, sino que busque una modalidad diferente (por ejemplo, coaching grupal).
• Invita a los patrocinadores a tu Mural, Miro, Padlet o Jamboard.
• Pregunta: ¿quién notará que el equipo está logrando el progreso deseado? Inserta esos grupos de partes interesadas en el Mural.
• Pregunta: ¿qué notarán? Si tiene más de un patrocinador en la conversación de contratación y conocen la herramienta, también puede invitarlos a una tranquila lluvia de ideas en la que produzcan las notas adhesivas. Priorice: pida a los patrocinadores que prioricen: ¿cuáles son los 3 cambios más importantes que les gustaría ver? Pregúnteles sobre el equipo: ¿son conscientes de los cambios necesarios? ¿Cuál es su opinión sobre el coaching de equipo? ¿Lo apreciarán? En resumen: ¿son clientes del cambio o necesitan alguna explicación / incentivo? Si el equipo no es consciente de un problema potencial, no sea el mensajero: es difícil crear un problema y luego ofrecer resolverlo. En este caso, consiga que los patrocinadores "creen el problema", que comuniquen los cambios necesarios y los riesgos si no se realizan.
• Obtenga permiso para entrevistar a los miembros del equipo sobre el proceso de coaching y cree una invitación atractiva junto con los patrocinadores.

Paso 2: Entrevistas en equipo

Herramientas: Calendly o Acuity (programación), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (toma de notas), Zoom o Microsoft Teams (comunicación)

Preparación:

• Cree una invitación realmente atractiva para el coaching en equipo: preséntese, qué se podría ganar con el coaching en equipo, explique el proceso.
• Envíe la invitación atractiva a los miembros del equipo.
• Cree un Mural, Miro, Padlet vacío o para su propia toma de notas.

Entrevistas individuales:

• Presente el proceso, a usted mismo, la dirección general del proceso de coaching en equipo tal como se prevé Por parte de los patrocinadores, confirme la confidencialidad: no va a compartir ninguna información de esta llamada que pueda rastrearse hasta el miembro del equipo.
• ¿Quién es usted en este equipo? ¿Cuál es su tarea? ¿Cuánto tiempo ha sido miembro?
• En una escala de 0 a 10, donde 10 es que viene a trabajar todas las mañanas feliz y dispuesto a hacer lo mejor que puede, ¿dónde se encuentra actualmente? ¿Qué está funcionando bien, qué se podría mejorar?
• ¿Cuál es su opinión sobre los temas generados por los patrocinadores? Escala esos
• Toma notas sobre lo que se podría mejorar y lo que está funcionando bien creando notas adhesivas en un mural.
• Después de haber hablado con todos, ordena el mural en temas que se abordarán en una sesión de coaching de equipo.
• Crea una agenda para una reunión introductoria de coaching de equipo de 2 a 3 horas (normalmente, no es bueno que sea más larga; puedes hacer dos reuniones de 2 horas en un día, una por la mañana y otra por la tarde, pero no hagas una maratón de Zoom de un día entero, no es divertido ni productivo para la sesión de coaching de equipo).
• Envía la agenda al equipo (objetivo: claridad sobre el proceso y los objetivos, comentarios de las entrevistas, generación de próximos pasos sobre los temas mencionados en las entrevistas).

Paso 3: Primera reunión

Herramientas: Zoom o Microsoft Teams (comunicación), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presentación), Mentimeter (Encuesta)

Preparación:

• Ordene Mural, Miro, Padlet y Jamboard en grupos de temas. Crea una nota adhesiva de “votación” en la que escribas el nombre del tema.
• Crea una encuesta en Zoom o Mentimeter para priorizar si tu herramienta para tomar notas no permite votar.
• Crea un mapa mental vacío (como para la sesión de contratación) en Mural, Miro, Padlet, Jamboard.
• Crea un Mural, Miro, Padlet, Jamboard con una escala de 0 a 10.

Reunión:

• Crea un buen rompehielos (por ejemplo, comparte tu pantalla con imágenes divertidas de perros: busca en Google: “perros locos” y pídeles a las personas que marquen a quién les gustaría usar la función de comentarios de Zoom o comparte un mapa del mundo y pídeles a las personas que marquen dónde están y dónde les gustaría estar ahora).
• Presenta la agenda y los roles.
• Muestra tu Mural, Miro, Padlet, Jamboard con los temas agrupados de las entrevistas.
• Pregúntales a los participantes si lo entendiste. correcto o si coloca algo en los grupos incorrectos (por lo general, lo habrá hecho bien, si no, se puede arreglar fácilmente).
• Pida a los participantes que prioricen los temas utilizando la función de votación de Mural o Miro o mediante una encuesta en Mentimeter o Zoom si su herramienta no tiene una función de votación.
• Averigüe si estos son temas que se pueden tratar en grupos pequeños o si hay temas que deben discutirse en todo el grupo.
• Comience con el tema más importante:
• Use el mismo mapa mental que para la sesión de contratación.
• Pregunte: supongamos que avanza en este tema, ¿quién lo notará?
• Coloque los nombres de estas partes interesadas en las ramas del mapa mental.
• Cree salas de trabajo: una sala de trabajo por cada parte interesada.
• Invite a los miembros del equipo a completar notas adhesivas sobre el progreso que notarán las partes interesadas relevantes.
• Regrese a la sesión plenaria y haga que las salas de trabajo se presenten entre sí y dé la oportunidad para agregar.
• Muestre la escala de Mural, Miro, Padlet, Jamboard e invite a los miembros del equipo a la herramienta. Pídales que escalen individualmente: ¿dónde estamos ahora si 10 es que lo que acabamos de describir en las salas de trabajo ya está sucediendo y 0 es que nada de esto ya está sucediendo? Pídale a cada participante que cree notas adhesivas con las razones de su evaluación: ¿qué hay ya allí? ¿Qué está funcionando bien? Eche un vistazo a Mural, Miro, Padlet, Jamboard en plenaria: ¿hay algo que agregar?
• Invite a las personas a las mismas salas de trabajo y al mismo Mural, Miro, Padlet, Jamboard que antes: ¿cuál sería el siguiente paso que cada grupo de partes interesadas notaría? ¿Qué podría hacer el equipo para que eso suceda? Pídeles a cada grupo de trabajo que elaboren sus 3 sugerencias principales y pídeles que las coloquen en un Mural, Miro, Padlet, Jamboard (solo usa un espacio vacío al lado de la escala).
• Agrupa las sugerencias en la sesión plenaria y acuerda cuáles podrían ser los próximos pasos hasta la próxima reunión.

Paso 4: Reuniones de seguimiento

Herramientas: Zoom o Microsoft Teams (comunicación), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (presentación), Mentimeter (encuesta)

Preparación:

Muestra el Mural, Miro, Padlet, Jamboard para las acciones sugeridas y los temas generales de coaching del equipo

Reuniones de seguimiento:

• Comparte el Mural con las acciones sugeridas: ¿qué ha ido bien? ¿Qué funcionó? ¿Cuáles son los obstáculos que podemos solucionar?
• Comparte el Mural con los temas restantes y selecciona el tema que se abordará hoy (ya sea en grupos pequeños o en plenaria).
• Trabaja en esos temas (misma estructura que en la primera reunión).
• Realiza otra reunión de seguimiento si es necesario.

Esto es lo más breve que puedo hacer: si tienes alguna pregunta, únete a nuestra reunión e intercambios gratuitos o reserva nuestra Capacitación de Coaching de Equipo para ver todo esto en acción.

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