Discusiones polémicas en las reuniones

Estás temiendo la reunión, sabes que el tema en cuestión es muy controvertido. Has hablado con algunas personas y hay dos o más propuestas circulando que son mutuamente excluyentes y la gente se siente apasionada por ellas. Te esperan unas horas incómodas en las que al menos la mitad del grupo se sentirá decepcionada. Aquí hay algunos consejos para un proceso que le ayude a llegar a una solución bien pensada, que obtenga la mayor aceptación posible y que haga todo lo posible para evitar que la gente se ofenda.

A menudo nos piden que facilitemos reuniones de este tipo: reuniones de la junta directiva, reuniones entre dos departamentos, reuniones con clientes, reuniones con proveedores, reuniones de estrategia, etc. Este es el proceso que utilizamos como facilitadores (y si no puede contratarnos, le recomendamos que consiga un facilitador neutral o alguien que pueda actuar de manera neutral o "multipartidista" de manera convincente).

1) Aclare el marco antes de la reunión

• ¿Qué está establecido?
• ¿Qué se puede cambiar?
• ¿Cuál es el alcance de la reunión?
• ¿Quién debe asistir?

Recomendamos involucrar a la menor cantidad de personas posible, pero definitivamente representantes de todos los que tendrán que implementar o se verán afectados significativamente por la decisión, personas que toman las decisiones, personas con conocimientos especiales. Hemos cometido el error (una vez) de involucrar a demasiadas personas, lo que resultó en caos en los grupos de trabajo (se ha dicho todo, pero no todos lo han dicho) y de involucrar a muy pocas personas (lo que resultó en que la información pertinente no estuviera disponible). En la reunión:

2) Aclarar el objetivo del proceso

• “Supongamos que pasamos X tiempo discutiendo esto con éxito y usted sale de esta sala de reuniones satisfecho con el proceso, ¿qué sucedió?”
• “¿Qué le indicará que está en el camino correcto, que está funcionando?”
• Escriba las contribuciones como “reglas básicas”

3) Aclarar el objetivo del contenido

• “¿Cuáles son los criterios que debe cumplir una buena solución?”
• “¿Con cuál de estos criterios están todos de acuerdo?”
• Cuando las personas respondan objetivos mutuamente excluyentes: “Necesitamos menos vendedores” — “Necesitamos más vendedores”, pregunte por el “objetivo detrás del objetivo”: “Bien, entonces, ¿qué lograrán “menos vendedores” “qué lograrán más vendedores”?”
• Escriba una lista de los criterios en los que todos puedan estar de acuerdo en un rotafolio

4) Aclarar propuestas

• “¿Cuáles son sus ideas para alcanzar soluciones que cumplan con estos criterios?”
• Haga una lista de propuestas y explore cada una para que todos entiendan qué se propone y por qué (cuáles son las buenas razones para pensar de esta manera)
• Una vez que todas las propuestas estén claras, obtenga una declaración de todos: “¿Cuáles son sus pensamientos en este momento, hacia dónde se inclinan?” (es importante aclarar de esta manera que todos pueden cambiar de opinión, que estamos buscando, no peleando)

5) Tómese un descanso

6) Tome la decisión

• “¿Cuáles fueron sus ideas adicionales durante el descanso?”
• “¿Qué nuevos argumentos se le ocurrieron?”
• Cuando se hayan expresado todos los argumentos (normalmente no hay muchos después de la discusión antes del descanso) pregunte qué tipo de proceso de toma de decisiones es adecuado:
• votación
• votar con más de un voto y luego decidir sobre los dos mejores
• una matriz de decisiones
• presentar las dos mejores a un superior
• consenso
• Cuando vote, tenga cuidado de que las personas cuyas sugerencias no se tengan en cuenta se sientan bien con el proceso: "¿Puede vivir con la otra solución?", "¿Qué ¿Necesitarás ver algo que te convenza de que esto también funcionará?”

7) Felicita al grupo por lo que hayas observado en el proceso que les permitirá volver a tomar decisiones tan difíciles en el futuro: “Veo que todos se sintieron muy apasionados por el tema. Se las arreglaron para mantenerse entusiasmados Y pudieron escucharse unos a otros y cambiar de opinión. Su ego no se interpuso, etc.”