Les programmes de formation sont le trésor des entreprises de développement des talents et des services de formation et de développement. Ils sont comme les pièces brillantes dans leurs coffres. Les programmes sont gérés par de merveilleux animateurs appréciés pour leurs compétences en matière de présentation et leur enthousiasme. Mais, comme nous le savons tous, les gens se tournent parfois vers des coffres plus brillants lorsqu'on leur en offre l'occasion et l'objectif de chaque entreprise est de conserver les connaissances en toute sécurité là où elles doivent être et d'empêcher qu'elles ne disparaissent lorsque les gens partent.

Une solution à la fuite des pièces est de créer des guides d'animateur efficaces. Cela permet non seulement de conserver le savoir-faire, mais aussi de créer de la clarté pour l'animateur, d'aider les nouveaux animateurs à embarquer rapidement et de gagner du temps sur la formation des formateurs. Lorsqu'il est mis à jour régulièrement, un bon guide d'animateur peut également capturer les apprentissages qui se produisent d'une session à l'autre et aider à créer un produit en constante amélioration. La cohérence globale de la prestation augmente également.

Pourquoi, alors, de nombreux guides de facilitateur que j'ai vus sont-ils bâclés, peu clairs, déroutants et remis avec un « ok, vous comprendrez après la session de formation du formateur » ? De nombreux facilitateurs sont probablement des personnes extraverties, orientées vers la conversation, qui n'aiment tout simplement pas s'asseoir pour écrire devant leur ordinateur (c'est là qu'interviennent les concepteurs pédagogiques... pourquoi ils ne produisent parfois pas de guides de formateur utilisables, cela me dépasse. Ok, cela n'arrive pas très souvent, mais cela arrive.)

Voici mes 16 conseils pour un guide de facilitateur de premier ordre qui vous permettra d'obtenir instantanément ce que vous devez faire :

En quoi il consiste :

• Utilisez un document de présentation, des fiches d'instructions d'exercices et des notes sous les diapositives. Le document de présentation sert à donner un aperçu au formateur (bien évidemment), les instructions d'exercice sont des instructions détaillées pour un exercice qui peuvent être extraites lors de sa présentation et les notes sous les diapositives sont des aides-mémoire (c'est-à-dire PAS 1000 mots par diapositive) de ce qui est important pour cette diapositive.

Le document de présentation :

• Résumez ce que l'animateur doit préparer et apporter (préparation et matériel) en haut de la page (comme dans : si c'est la seule chose que l'animateur fera, au moins il aura tout ce dont il a besoin... et, disons, s'il s'agit d'une tente, il se demandera à quoi ça sert et lira la suite 🙂

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• Créez un tableau avec des colonnes pour « heure », « activité », « formulaire de groupe », « matériel »
• Donnez à chaque section / module de la formation un titre, par exemple « Bienvenue », « Présence exécutive expliquée », « Pratiquer la pleine conscience », « Fonctionnalité, Avantage, Bénéfice » qui parle à l'animateur
• Commencez chaque activité (présentation, exercice, jeu de rôle…) par une brève explication de son utilité et de ce sur quoi l'animateur doit se concentrer : « L'activité de construction de tours donne aux participants une expérience directe du travail en équipe et les aide à découvrir ce qu'ils font qui fonctionne déjà »
• Mentionnez l'activité en 10 mots : « Mener une activité de construction de tours » – voir la feuille 1 (des explications plus détaillées seront fournies dans la feuille d'exercices numérotée)
• Recueillez et publiez les meilleures questions de débriefing, par exemple : « Quelles sont les choses qui se sont bien passées dans l'activité de construction de tours et que vous aimeriez retrouver davantage dans votre vie quotidienne ? »
• N'incluez pas de photos du tableau à feuilles mobiles dans l'aperçu – utilisez un document séparé, si vous êtes vraiment averti, placez tout dans un seul dossier et travaillez avec des hyperliens vers les photos du tableau à feuilles mobiles et les feuilles d'exercices.
• Ne créez pas de documents d'aperçu de plus de 2 pages par jour (le l'animateur l'aura sur une table pendant la facilitation et saura toujours où il/elle se trouve et comment il/elle s'en sort en termes de temps)

Fiches d'instructions d'exercice :

• Là encore, la préparation et le matériel vont au-dessus
• Expliquez en détail l'objectif de l'exercice : pourquoi le menez-vous ? Quel est votre objectif ? Si vous ne trouvez rien d'autre que « c'est amusant », eh bien, vous devriez peut-être chercher une carrière dans le divertissement.
• Donnez des descriptions détaillées numérotées des étapes et des instructions (par exemple : 1) Expliquez la raison d'être de l'exercice 2) Divisez le groupe en groupes de 4 3) Distribuez du papier, des ciseaux, les instructions pour l'exercice 4) Demandez au groupe de construire un … 5) Débriefing avec les questions suivantes
• Mentionnez les questions de débriefing qui abordent le but de l'exercice et le lien avec la vie réelle des participants
• Si vous voulez être vraiment luxueux : incluez des photos de lorsque vous avez déjà effectué cet exercice avec des participants heureux, engagés et enthousiastes (qui, évidemment, ont accepté que leur photo soit utilisée)

Notes sous les diapositives :

• N'insultez PAS l'intelligence de votre animateur en mettant trop de détails. J'ai souvent vu des programmes américains qui avaient 2000 mots sous une diapositive comme : 2 min. Demandez : « Combien de loups y a-t-il dans le conte du Petit Chaperon rouge ? » Demandez les réponses suivantes : « Un loup »
• Le facilitateur regardera la diapositive en mode présentation, vous aurez donc peut-être 5 phrases qu'il/elle pourra lire rapidement et utiliser lors de la présentation. Cela pourrait être des choses comme : « Faites référence à notre stratégie de santé et de sécurité » ou « Racontez une histoire de vente sur la façon dont « diviser et multiplier » vous a amené à acheter quelque chose » ou « Attention !!! Demandez « quel est votre produit préféré dans notre gamme » avant de montrer la diapositive suivante ». Toutes les informations détaillées sur le contenu doivent figurer dans le guide du participant et, de toute façon, vous espérez que le contenu de ce que le facilitateur présente est quelque chose qu'il ou elle connaît (… il y a des exceptions… mais alors…)

Si vous vous surprenez à penser : « Mais je n'ai pas le temps » – appelez-moi et nous pourrons travailler à la documentation et éventuellement à l'amélioration de votre programme. À long terme, cela gardera vos petits précieux brillants dans le coffre-fort, là où ils appartiennent.