« Comment s’assurer que tout le monde reçoit les bonnes informations, suffisamment d’informations, au bon moment, afin qu’ils puissent prendre les bonnes décisions et être alignés pour faire avancer l’entreprise sans se gêner les uns les autres ? » est la question cruciale lorsqu’il s’agit de réfléchir à la gestion et à la distribution des informations au sein de votre équipe. D’un côté, vous ne voulez pas surinformer et ennuyer les gens avec des e-mails et des réunions sans fin, de l’autre, vous voulez vous assurer que les gens en savent suffisamment pour réussir en équipe. Plus l’équipe, le service ou l’entreprise est grande, plus cela devient complexe et difficile. Je ne pense pas que quiconque ait encore trouvé un système infaillible – et peut-être qu’il n’existe pas de système infaillible qui s’adapte à toutes les situations.

Alors, que pouvez-vous faire si vous voulez améliorer l’efficacité de votre partage d’informations au sein de votre équipe ? Étant donné qu’il n’existe pas de méthode infaillible, il est préférable de commencer par déterminer la quantité et le type d’informations dont chacun des membres de votre équipe a besoin pour faire son travail efficacement sans entrer en conflit avec qui que ce soit d’autre. (Bien sûr, cela ne signifie pas que vous pourrez donner à chacun les informations qu'il souhaite : certaines choses doivent rester confidentielles, par exemple, ou certaines informations seraient trop difficiles à assimiler et seraient plus « agréables à avoir » sans être absolument essentielles.)

Voici un petit exemple de conception de processus axé sur les solutions que vous pouvez utiliser dans votre équipe. Vous pouvez soit réaliser ce processus par vous-même en tant que chef d'équipe, soit demander à l'un des membres de votre équipe de réaliser le processus, soit engager un consultant externe pour le faire à votre place. Le processus est le même dans chaque situation

Entretiens (éventuellement sondage en ligne)

Construisez un tableau d'échelle de trois échelles.

1. Sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie que vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin pour vous sentir habilité à prendre vos décisions et en phase avec les autres membres de l'équipe et zéro est le contraire, où en êtes-vous maintenant ?
2. Sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie que vous vous sentez libre de demander des informations de manière proactive si elles vous manquent et zéro est le contraire, où en êtes-vous maintenant ?
3. Sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie que les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail de manière efficace vous parviennent à temps et zéro est le contraire, où en êtes-vous maintenant ?

Demandez à chaque membre de l'équipe d'évaluer individuellement la qualité du partage d'informations en vous donnant un numéro. Ensuite, posez-leur des questions sur chaque échelle en utilisant un mélange de ces questions (ou toutes) :

1. Qu'est-ce qui vous indique que nous sommes déjà à un X (le nombre qu'ils ont marqué) et non à 1 ?
2. Qu'est-ce qui fonctionne bien ?
3. Que faites-vous personnellement qui contribue à ce chiffre ?
4. Que faisons-nous en tant qu'équipe, quels processus avons-nous qui aident ?
5. Y a-t-il eu des moments où nous étions plus haut sur l'échelle et qu'est-ce qui était différent à ce moment-là ?
6. Comment remarqueriez-vous que nous avons progressé sur l'échelle ?
7. Comment les autres membres de votre équipe le remarqueraient-ils ?
8. Comment votre patron (ou moi, si vous êtes le patron) le remarquerait-il ?
9. Comment les autres interfaces de l'équipe le remarqueraient-elles ?

Vous pouvez ensuite rassembler toutes les réponses et les partager avec l'ensemble du groupe.

Réunion

Dans une deuxième étape, vous pouvez organiser un atelier pour discuter des mesures que vous Vous pourriez vouloir mettre en œuvre des mesures pour améliorer le partage d'informations. L'atelier peut commencer par discuter des résultats des entretiens, puis passer rapidement à un brainstorming sur les idées d'amélioration. En général, il n'est pas nécessaire que ce soit une réunion très longue, une ou deux heures devraient suffire.

Suivi

Après quelques semaines, vous devriez planifier une autre réunion pour faire le suivi de l'amélioration du partage d'informations et des autres idées qui ont été générées entre-temps et qui pourraient aider à améliorer le partage d'informations.

Dans tous les cas, s'engager dans un tel processus aidera les gens à comprendre que le partage d'informations est exactement ce que son nom indique : PARTAGE D'INFORMATIONS. Chacun est responsable de partager et de demander des informations. En demandant à chacun individuellement, vous pouvez également adapter votre style de partage d'informations à chacun des membres de votre équipe. Tout le monde n'a pas besoin du même niveau ou de la même quantité d'informations. En organisant une réunion avec l'ensemble de votre groupe, vous pouvez vous mettre d'accord sur les mesures et les processus que chacun est censé suivre. Ce type de clarification est souvent très utile et évite de nombreux malentendus ou de blâmer les personnes en cas de mauvaise communication. Mais les choses vont mal tourner, c'est dans la nature humaine. Mais au moins, tu as fait de ton mieux.