Beaucoup d’entre nous, coachs et dirigeants, avons été obligés de déplacer notre travail en ligne pendant la pandémie mondiale – certains d’entre nous avec plus d’expérience, d’autres avec moins. J’ai eu la chance de commencer à travailler en ligne en tant que coach d’équipe et en tant que formateur de coachs et de dirigeants en 2005, à une époque où personne ne pensait même que la formation et le coaching en ligne étaient possibles. J'ai donc pensé que je partagerais une structure simple et aussi infaillible que possible et que j'inclurais toutes les informations techniques afin que vous puissiez la reproduire immédiatement.

Étape 1 : Contractualisation

Outils : Calendly ou Acuity (planification), Zoom ou Microsoft Teams (communication), Mural, Miro, Padlet ou Jamboard (brainstorming)

Préparation :

• Ouvrez Mural, Miro, Padlet ou Jamboard
• Créez un espace qui ressemble à une carte mentale avec le nom de l'équipe au milieu
• Créez des « branches » ou des espaces pour les éventuelles parties prenantes (les clients de l'équipe, les autres services, l'équipe elle-même, etc.)

Réunion de contractualisation

• Envoyez aux sponsors de la contractualisation votre lien calendly ou acuity pour trouver un moment approprié pour la réunion.
• Démarrez la réunion.
• Présentez-vous (préparez une introduction qui vous donne confiance, à vous et aux autres, dans votre capacité à coacher l'équipe) et invitez les sponsors à se présenter.
• Posez des questions sur l'objectif général de l'équipe : que doivent-ils réussir au cours de l'année à venir ?
• Découvrez s'ils forment réellement une équipe (interdépendance, objectif commun, collaboration) : si ce n'est pas le cas, ne procédez pas à un coaching d'équipe, mais trouvez une autre modalité (par exemple, un coaching de groupe).
• Invitez les sponsors à votre Mural, Miro, Padlet ou Jamboard.
• Posez la question : qui remarquera que l'équipe fait les progrès souhaités ? Insérez ces groupes de parties prenantes dans le Mural.
• Posez la question : que remarqueront-ils. Si vous avez plus d'un sponsor dans la conversation contractuelle et qu'ils connaissent l'outil, vous pouvez également les inviter à un brainstorming silencieux au cours duquel ils produiront les post-its.
• Prioriser : demandez aux sponsors d'établir des priorités : quels sont les 3 changements les plus importants qu'ils aimeraient voir ?
• Posez des questions sur l'équipe : sont-ils conscients des changements nécessaires ? Quelle est leur opinion sur le coaching d'équipe : l'apprécieront-ils ? En bref : sont-ils des clients du changement ou ont-ils besoin d'explications/incitations ? Si l'équipe n'est pas consciente d'un problème potentiel, ne soyez pas le messager – il est difficile à la fois de créer un problème et de proposer de le résoudre. Dans ce cas, demandez aux sponsors de « créer le problème », de communiquer les changements nécessaires et les risques si les changements ne sont pas effectués.
• Obtenez la permission d'interroger les membres de l'équipe sur le processus de coaching et créez une invitation attrayante avec les sponsors.

Étape 2 : Entretiens d'équipe

Outils : Calendly ou Acuity (planification), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (prise de notes), Zoom ou Microsoft Teams (communication)

Préparation :

• Créez une invitation vraiment attrayante pour le coaching d'équipe : présentez-vous, ce que le coaching d'équipe pourrait apporter, expliquez le processus.
• Envoyez l'invitation attrayante aux membres de l'équipe.
• Créez un Mural, Miro, Padlet ou un espace vide pour votre propre prise de notes.

Entretiens individuels :

• Présentez le processus, vous-même, l'orientation générale du processus de coaching d'équipe tel qu'envisagé par le sponsors, confirmez la confidentialité – vous n’allez pas partager d’informations issues de cet appel qui pourraient être retracées jusqu’au membre de l’équipe.
• Qui êtes-vous dans cette équipe ? Quelle est votre tâche ? Depuis combien de temps êtes-vous membre ?
• Sur une échelle de 0 à 10, où 10 signifie que vous venez travailler chaque matin heureux et prêt à faire de votre mieux, où êtes-vous actuellement ? Qu’est-ce qui fonctionne bien, qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?
• Quel est votre point de vue sur les sujets qui ont été générés par les sponsors ?
• Prenez des notes sur ce qui pourrait être amélioré et ce qui fonctionne bien en créant des post-its sur une fresque murale.
• Après avoir parlé avec tout le monde, classez la fresque murale en sujets à aborder lors d'un coaching d'équipe.
• Créez un ordre du jour pour une réunion d'introduction de coaching d'équipe de 2 à 3 heures (plus longtemps n'est généralement pas bon - vous pouvez faire deux réunions de 2 heures le même jour, une le matin, une l'après-midi, mais ne faites pas un zoom-a-thon d'une journée entière, ce n'est pas amusant, ni productif pour le coaching d'équipe).
• Envoyez l'ordre du jour à l'équipe (objectif : clarté du processus et des objectifs, retour d'information sur les entretiens, génération des prochaines étapes sur les sujets mentionnés dans les entretiens).

Étape 3 : Première réunion

Outils : Zoom ou Microsoft Teams (communication), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (présentation), Mentimeter (Sondage)

Préparation :

• Triez Mural, Miro, Padlet, Jamboard en groupes de sujets. Créez un pense-bête « vote » sur lequel vous écrivez le nom du sujet.
• Créez un sondage dans Zoom ou Mentimeter pour établir des priorités si votre outil de prise de notes ne permet pas de voter.
• Créez une carte mentale vide (comme pour la session de contractualisation) dans Mural, Miro, Padlet, Jamboard.
• Créez un Mural, Miro, Padlet, Jamboard avec une échelle de 0 à 10.

Réunion :

• Créez un brise-glace sympa (par exemple, partagez votre écran avec des images amusantes de chiens – google : « chiens fous » et demandez aux gens de marquer qui ils ont envie d’utiliser la fonction de commentaire de Zoom ou partagez une carte du monde et demandez aux gens de marquer où ils se trouvent et où ils aimeraient être maintenant).
• Présentez l’ordre du jour et les rôles.
• Montrez votre Mural, Miro, Padlet, Jamboard avec les sujets groupés des entretiens.
• Demandez
• Demandez aux participants si vous avez bien compris ou si vous avez placé quelque chose dans les mauvais groupes (généralement vous aurez bien compris, sinon, c'est facilement corrigé).
• Demandez aux participants de hiérarchiser les sujets en utilisant la fonction de vote de Mural ou Miro ou en interrogeant Mentimeter ou Zoom si votre outil n'a pas de fonction de vote.
• Vérifiez s'il s'agit de sujets qui peuvent être traités en petits groupes ou s'il y a des sujets qui doivent être discutés par l'ensemble du groupe.
• Commencez par le sujet le plus important :
• Utilisez la même carte mentale que pour la session de contractualisation.
• Demandez : supposons que vous fassiez des progrès sur ce sujet, qui le remarquera ?
• Mettez les noms de ces parties prenantes sur les branches de la carte mentale.
• Créez des salles de réunion : une salle de réunion par partie prenante.
• Invitez les membres de l'équipe à remplir des post-its sur les progrès que les parties prenantes concernées remarqueront.
• Revenez en plénière et organisez la réunion en petits groupes Les salles se présentent les unes aux autres et donnent la possibilité d'ajouter des éléments.
• Montrez l'échelle Mural, Miro, Padlet, Jamboard et invitez les membres de l'équipe à utiliser l'outil. Demandez-leur d'évaluer individuellement : où en sommes-nous maintenant si 10 signifie que ce que nous venons de décrire dans les salles de réunion se produit déjà et 0 signifie que rien de tout cela ne se produit déjà ? Demandez à chaque participant de créer des post-its avec les raisons de son évaluation : qu'est-ce qui existe déjà ? Qu'est-ce qui fonctionne bien ? Regardez Mural, Miro, Padlet, Jamboard en plénière : y a-t-il quelque chose à ajouter ?
• Invitez les gens dans les mêmes salles de réunion et le même Mural, Miro, Padlet, Jamboard qu'auparavant : quelle serait la prochaine étape que chaque groupe de parties prenantes remarquerait ? Que pourrait faire l'équipe pour y parvenir ? Demandez à chaque groupe de proposer ses trois principales suggestions et demandez-leur de les inscrire sur un Mural, Miro, Padlet, Jamboard (utilisez simplement un espace vide à côté de la balance).
• Regroupez les suggestions en plénière et convenez de ce que pourraient être les prochaines étapes jusqu'à la prochaine réunion.

Étape 4 : Réunions de suivi

Outils : Zoom ou Microsoft Teams (communication), Mural, Miro, Padlet, Jamboard (présentation), Mentimeter (sondage)

Préparation :

Affichez le Mural, Miro, Padlet, Jamboard pour les actions suggérées et les sujets généraux de coaching d'équipe

Réunions de suivi :

• Partagez le Mural avec les actions suggérées : qu'est-ce qui s'est bien passé ? Qu'est-ce qui a fonctionné ? Quels sont les obstacles que nous pouvons surmonter ?
• Partagez la fresque avec les sujets restants et sélectionnez le sujet à aborder aujourd'hui (soit en petits groupes, soit en plénière).
• Travaillez sur ces sujets (même structure que lors de la première réunion)
• Organisez une autre réunion de suivi si nécessaire

C'est aussi court que possible. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à participer à notre rencontre et à nos échanges gratuits ou à réserver notre formation de coaching d'équipe pour voir tout cela en action.

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