Vous redoutez la réunion, car vous savez que le sujet en question est très controversé. Vous avez parlé à quelques personnes et il y a deux ou plusieurs propositions qui circulent et qui s'excluent mutuellement, et les gens les apprécient passionnément. Vous vous attendez à quelques heures inconfortables au cours desquelles au moins la moitié du groupe sera déçue. Voici quelques conseils pour un processus qui vous aidera à trouver une solution bien pensée, qui recueille le plus d'adhésion possible et qui fait de son mieux pour éviter que les gens ne soient offensés.

On nous demande souvent d'animer des réunions de ce type : réunions du conseil d'administration, réunions entre deux services, réunions avec des clients, des fournisseurs, des réunions stratégiques, etc. Voici le processus que nous utilisons en tant que facilitateurs (et si vous ne pouvez pas nous engager, nous vous recommandons de vous trouver un facilitateur neutre ou quelqu'un qui peut agir de manière convaincante en étant neutre ou « multipartite »).

1) Clarifier le cadre avant la réunion

• Qu'est-ce qui est défini ?
• Qu'est-ce qui peut être modifié ?
• Quelle est la portée de la réunion ?
• Qui doit y assister ?

Nous recommandons d'impliquer le moins de personnes possible, mais certainement des représentants de tous ceux qui devront mettre en œuvre ou sont touchés de manière significative par la décision, les personnes qui prennent les décisions, les personnes ayant des connaissances particulières. Nous avons fait l’erreur (une fois) d’impliquer trop de personnes, ce qui a entraîné un chaos dans les groupes de travail (tout a été dit mais pas par tout le monde) et d’impliquer trop peu de personnes (ce qui a entraîné une absence d’informations pertinentes). Français : Lors de la réunion :

2) Clarifiez l’objectif du processus

• « Supposons que nous passions X temps à discuter de cela avec succès et que vous sortiez de cette salle de réunion satisfait du processus, que s’est-il passé ? »
• « Qu’est-ce qui vous dira que vous êtes sur la bonne voie, que cela fonctionne ? »
• Écrivez les contributions sous forme de « règles de base »

3) Clarifiez l’objectif du contenu

• « Quels sont les critères qu’une bonne solution doit respecter ? »
• « Avec lesquels de ces critères êtes-vous tous d’accord ? »
• Lorsque les personnes répondent à des objectifs mutuellement exclusifs : « Nous avons besoin de moins de vendeurs » — « Nous avons besoin de plus de vendeurs », demandez « l’objectif derrière l’objectif » : « Ok, alors que vont réaliser « moins de vendeurs » « que vont réaliser plus de vendeurs » ? »
• Écrivez une liste des critères sur lesquels tout le monde peut s’entendre sur un tableau à feuilles mobiles

4) Clarifiez propositions

• « Quelles sont vos idées pour parvenir à des solutions qui répondent à ces critères ? »
• Faites une liste de propositions et explorez chacune d’elles afin que tout le monde comprenne ce qui est proposé et pourquoi (quelles sont les bonnes raisons de penser de cette façon)
• Une fois que toutes les propositions sont claires, obtenez une déclaration de chacun : « Quelles sont vos pensées en ce moment, vers quoi vous penchez-vous ? » (il est important de clarifier de cette façon que tout le monde puisse changer d'avis, que nous cherchons, nous ne nous battons pas)

5) Faites une pause

6) Prenez la décision

• « Quelles étaient vos idées supplémentaires pendant la pause ? »
• « Quels nouveaux arguments avez-vous avancés ? »
• Lorsque tous les arguments sont énoncés (généralement il n'y en a pas beaucoup après la discussion avant la pause), demandez quel type de processus de prise de décision est approprié :
• voter
• voter avec plus d'une voix et ensuite décider des deux meilleures
• unematrice de décision
• présenter les deux meilleures à un supérieur
• consensus
• Lorsque vous votez, veillez à ce que les personnes dont les suggestions ne sont pas prises en compte se sentent à l'aise avec le processus : « Pouvez-vous vivre avec l'autre solution ? », « Qu’est-ce que vous aurez besoin de voir pour vous convaincre que cela fonctionnera aussi ? »

7) Complimentez le groupe sur tout ce que vous avez observé au cours du processus qui leur permettra de prendre à nouveau des décisions aussi difficiles à l’avenir : « Je vois que vous avez tous été très passionnés par le sujet. Vous avez réussi à rester enthousiastes ET vous avez été capables de vous écouter les uns les autres et de changer d’avis. Votre ego n’a pas pris le dessus, etc. »