Lorsque vous coachez une équipe et que plusieurs sujets doivent être abordés, l’équipe doit décider dans quel ordre et comment elle souhaite aborder ces sujets. C’est l’un des rares points sur lesquels un coach d’équipe peut réfléchir au contenu de la séance et à leurs interdépendances. Il existe parfois une séquence naturelle de sujets. Prenons l’exemple du vieil exercice « Nasa Game » où les équipes sont invitées à classer les articles de ravitaillement en fonction de leur utilité après un accident d’avion dans le désert. Si l’équipe décide de rester où elle est et de ne pas bouger (la bonne décision, juste pour que vous le sachiez si vous vous trouvez un jour dans cette situation), le matériel nécessaire à la construction d’abris aura une bien meilleure place, par exemple, que si elle décide de traverser le désert (ce qui n’est pas conseillé). Dans le coaching d’équipe, cela peut signifier que l’équipe doit d’abord décider des rôles et des responsabilités avant de commencer à travailler sur des sujets ou qu’elle doit décider d’une stratégie avant de pouvoir passer à des questions plus tactiques.

Cela influence également ce qui peut être traité en plénière et ce qui peut être délégué à de petits groupes. Il est préférable de demander à l’équipe quelles sont les interdépendances des problèmes (car vous ne pouvez pas bien les connaître en tant que coach d’équipe) et de trouver ensemble une bonne séquence. Cela peut également être fait en préparation du coaching d’équipe avec un petit groupe de projet de l’équipe.

Une fois que vous avez décidé quels sujets doivent être discutés en premier et par tous, vous pouvez ensuite passer au travail avec des groupes plus petits ou des salles de réunion. Voici deux façons de contribuer au succès de ces groupes de travail :

Créez un briefing pour les petits groupes

Si vous demandez à l’assemblée plénière de créer un bref briefing pour les petits groupes, vous augmentez la probabilité d’acceptation des résultats du travail en petits groupes. Prenez un tableau à feuilles mobiles ou un tableau blanc numérique et demandez à l’assemblée plénière : « Qu’est-ce qui est important pour ce petit groupe à prendre en compte ? ». Prenez 5 minutes pour créer le briefing pour chaque petit groupe. Si vous n'avez pas le temps, vous pouvez également placer les tableaux à feuilles mobiles dans différents espaces de la salle ou dans différents coins du tableau blanc numérique afin que tous ceux qui souhaitent contribuer à un sujet en petit groupe mais ne peuvent pas se joindre puissent donner leur avis.

Proposez une structure et/ou informez les animateurs

Pour rendre les discussions aussi fructueuses que possible, demandez des volontaires au sein de l'équipe avant la séance de coaching d'équipe et faites une mini-formation d'animation avec eux. Apprenez-leur la structure axée sur les solutions : « Billetterie, avenir souhaité, passé réussi et boutique de cadeaux » afin qu'ils puissent orienter les discussions loin des reproches et les garder constructives.

Vous pouvez également proposer aux petits groupes un « guide d'animation » au moyen d'un tableau à feuilles mobiles structuré ou d'un tableau blanc numérique préparé avec des questions axées sur les solutions :

Billetterie

Qu'aimeriez-vous accomplir lors des séances en petits groupes d'aujourd'hui ?

Vérifiez : cet objectif est-il sous votre influence, réalisable, décrit positivement (présence de quelque chose et non absence de quelque chose)

Avenir souhaité

Si nous y parvenons, quelle différence cela ferait-il pour les parties prenantes respectives ?

Dessinez une carte mentale avec les parties prenantes et ce qu'elles pourraient remarquer ?

Passé réussi

Sur une échelle de 0 à 10 où 10 signifie que vous avez déjà atteint votre objectif, où en êtes-vous maintenant ?

Qu'est-ce qui va déjà dans la bonne direction ?

Boutique de cadeaux

Comment vous et les parties prenantes remarqueriez-vous une augmentation sur l'échelle ?

Quelles solutions proposerez-vous à la plénière ?

Lorsqu'ils présenteront leur rapport à la plénière, demandez-leur leurs commentaires et invitez-les à se mettre d'accord sur des expériences (plutôt que de penser que « cela durera toujours »).

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