3 einfache Schritte zur Verbesserung der Kommunikation in Ihrem Team: Der TIMID-Prozess

„Wie stellen Sie sicher, dass jeder die richtigen Informationen, genügend Informationen, zur richtigen Zeit erhält, damit er die richtigen Entscheidungen treffen und sich darauf konzentrieren kann, das Unternehmen voranzubringen, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen?“ ist die entscheidende Frage, wenn es um die Verwaltung und Verteilung von Informationen in Ihrem Team geht. Einerseits möchten Sie die Leute nicht übermäßig informieren und mit endlosen E-Mails und Meetings belästigen, andererseits möchten Sie sicherstellen, dass die Leute genug wissen, um als Team erfolgreich zu sein. Je größer das Team, die Abteilung oder das Unternehmen ist, desto komplexer und schwieriger wird dies. Ich glaube nicht, dass bisher jemand ein narrensicheres System gefunden hat – und vielleicht gibt es kein narrensicheres System, das für jede Situation geeignet ist.

Was können Sie also tun, wenn Sie die Effizienz des Informationsaustauschs in Ihrem Team verbessern möchten? Da es keine narrensichere Methode gibt, sollten Sie am besten zunächst herausfinden, wie viele und welche Art von Informationen jedes Ihrer Teammitglieder benötigt, um seine Arbeit effizient zu erledigen, ohne mit anderen in Konflikt zu geraten. (Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie jedem die gewünschten Informationen geben können – manche Dinge müssen beispielsweise vertraulich bleiben, oder manche Informationen wären einfach zu viel und eher „nice to have“, nicht unbedingt erforderlich.)

Hier ist ein kleiner lösungsorientierter Prozessentwurf, den Sie in Ihrem Team verwenden können. Sie können diesen Prozess entweder selbst als Teamleiter durchführen, Sie können eines Ihrer Teammitglieder bitten, den Prozess durchzuführen, oder Sie können einen externen Berater damit beauftragen. Der Ablauf ist in jeder Situation derselbe

Interviews (ggf. Online-Umfrage)

Erstellen Sie eine Skala mit drei Skalen.

1. Wo stehen Sie jetzt auf einer Skala von 1-10, wobei 10 bedeutet, dass Sie über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, um sich in Ihren Entscheidungen bestärkt und mit den anderen Teammitgliedern auf einer Linie zu fühlen, und 0 das Gegenteil ist?
2. Wo stehen Sie jetzt auf einer Skala von 1-10, wobei 10 bedeutet, dass Sie sich frei fühlen, proaktiv nach Informationen zu fragen, wenn diese Ihnen fehlen, und 0 das Gegenteil ist?
3. Wo stehen Sie jetzt auf einer Skala von 1-10, wobei 10 bedeutet, dass die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit effizient zu erledigen, Sie rechtzeitig erreichen, und 0 das Gegenteil ist?

Bitten Sie jedes Teammitglied, die Qualität des Informationsaustauschs individuell zu bewerten, indem es Ihnen eine Zahl nennt. Stellen Sie ihnen dann zu jeder Skala eine Frage, indem Sie eine Mischung dieser Fragen (oder alle) verwenden:

1. Woran erkennen Sie, dass wir bereits bei einem X (der von ihnen markierten Zahl) und nicht bei 1 sind?
2. Was funktioniert gut?
3. Was tun Sie persönlich, das zu dieser Zahl beiträgt?
4. Was tun wir als Team, welche Prozesse haben wir, die helfen?
5. Gab es Momente, in denen wir weiter oben auf der Skala waren und was war dann anders?
6. Woran würden Sie merken, dass wir auf der Skala nach oben gerückt sind?
7. Woran würden Ihre anderen Teammitglieder es merken?
8. Woran würde Ihr Chef (oder ich, wenn Sie der Chef sind) es merken?
9. Woran würden andere Schnittstellen des Teams es merken?

Anschließend können Sie alle Antworten zusammentragen und mit der ganzen Gruppe teilen.

Meeting

In einem zweiten Schritt können Sie einen Workshop abhalten, um eventuelle Maßnahmen zu besprechen, umsetzen, um den Informationsaustausch zu verbessern. Der Workshop kann mit der Diskussion der Ergebnisse der Interviews beginnen und dann schnell zu einem Brainstorming von Verbesserungsideen übergehen. Normalerweise muss dies kein sehr langes Meeting sein, ein oder zwei Stunden sollten ausreichen.

Nachbereitung

Nach einigen Wochen sollten Sie ein weiteres Meeting ansetzen, um nachzuverfolgen, wie sich der Informationsaustausch verbessert hat und ob in der Zwischenzeit andere Ideen entstanden sind, die zur Verbesserung des Informationsaustauschs beitragen könnten.

In jedem Fall wird die Teilnahme an einem solchen Prozess den Leuten helfen zu verstehen, dass Informationsaustausch genau das ist, was der Name sagt: Informationsaustausch. Jeder ist dafür verantwortlich, Informationen zu teilen und nach ihnen zu fragen. Indem Sie jeden einzeln fragen, können Sie auch Ihren Informationsaustauschstil an jedes Ihrer Teammitglieder anpassen. Nicht jeder braucht das gleiche Maß oder die gleiche Menge an Informationen. Indem Sie ein Meeting mit Ihrer gesamten Gruppe abhalten, können Sie sich auf die Maßnahmen und Prozesse einigen, die jeder befolgen soll. Diese Art der Klärung ist oft sehr nützlich und vermeidet viele Missverständnisse oder Schuldzuweisungen, wenn es zu einer Fehlkommunikation gekommen ist. Trotzdem wird immer etwas schiefgehen, das liegt in der menschlichen Natur. Aber immerhin haben Sie Ihr Bestes gegeben.