Kontroverse Diskussionen in Meetings

Sie fürchten sich vor dem Treffen – Sie wissen, dass das Thema höchst umstritten ist. Sie haben mit ein paar Leuten gesprochen und es gibt zwei oder mehr Vorschläge, die sich gegenseitig ausschließen und von denen die Leute leidenschaftlich überzeugt sind. Ihnen stehen ein paar unangenehme Stunden bevor, in denen mindestens die Hälfte der Gruppe enttäuscht sein wird. Hier sind ein paar Hinweise für einen Prozess, der Ihnen hilft, eine Lösung zu finden, die gut durchdacht ist, so viel Zustimmung wie möglich erhält und sein Bestes tut, um zu verhindern, dass Leute beleidigt werden.

Wir werden oft gebeten, Meetings dieser Art zu moderieren: Vorstandssitzungen, Meetings zwischen zwei Abteilungen, Kundenmeetings, Lieferantenmeetings, Strategiemeetings usw. Hier ist der Prozess, den wir als Moderatoren verwenden (und wenn Sie uns nicht engagieren können, empfehlen wir Ihnen, sich einen neutralen Moderator zu suchen oder jemanden, der überzeugend neutral oder „allparteilich“ wirken kann).

1) Klären Sie den Rahmen vor dem Meeting

• Was ist festgelegt?
• Was kann geändert werden?
• Was ist der Umfang des Meetings?
• Wer muss teilnehmen?

Wir empfehlen, so wenig Leute wie möglich einzubeziehen, aber auf jeden Fall Vertreter aller, die die Entscheidung umsetzen müssen oder maßgeblich davon betroffen sind, Leute, die die Entscheidungen treffen, Leute mit Spezialwissen. Wir haben (einmal) den Fehler gemacht, zu viele einzubeziehen, was zu Chaos in den Arbeitsgruppen führte (alles wurde gesagt, aber nicht von jedem), und zu wenige einzubeziehen (was dazu führte, dass relevante Informationen nicht verfügbar waren). Im Meeting:

2) Klären Sie das Prozessziel

• „Angenommen, wir verbringen X Zeit damit, dies erfolgreich zu diskutieren, und Sie verlassen den Meetingraum zufrieden mit dem Prozess, was ist passiert?“
• „Woran erkennen Sie, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, dass es funktioniert?“
• Schreiben Sie Beiträge als „Grundregeln“ auf

3) Klären Sie das inhaltliche Ziel

• „Welche Kriterien muss eine gute Lösung erfüllen?“
• „Welchen dieser Kriterien stimmen Sie alle zu?“
• Wenn Leute auf sich gegenseitig ausschließende Ziele antworten: „Wir brauchen weniger Verkäufer“ – „Wir brauchen mehr Verkäufer“, fragen Sie nach dem „Ziel hinter dem Ziel“: „Ok, also was werden „weniger Verkäufer“ erreichen „was werden mehr Verkäufer“ erreichen?“
• Schreiben Sie eine Liste der Kriterien, denen alle zustimmen können, auf ein Flipchart

4) Klären Sie Vorschläge

• „Was sind Ihre Ideen, um zu Lösungen zu gelangen, die diese Kriterien erfüllen?“
• Erstellen Sie eine Liste mit Vorschlägen und gehen Sie jeden einzelnen durch, damit jeder versteht, was und warum vorgeschlagen wird (was sind die guten Gründe für diese Denkweise)
• Nachdem alle Vorschläge klar sind, holen Sie von jedem eine Stellungnahme ein: „Was denken Sie im Moment, wo tendieren Sie hin?“ (es ist wichtig, auf diese Weise klarzustellen, dass jeder seine Meinung ändern kann, dass wir suchen und nicht kämpfen)

5) Machen Sie eine Pause

6) Treffen Sie die Entscheidung

• „Was waren Ihre zusätzlichen Ideen während der Pause?“
• „Welche neuen Argumente sind Ihnen eingefallen?“
• Wenn alle Argumente vorgebracht sind (normalerweise sind es nach der Diskussion vor der Pause nicht viele), fragen Sie, welche Art von Entscheidungsprozess geeignet ist:
• Abstimmung
• Abstimmung mit mehr als einer Stimme und dann Entscheidung über die beiden besten
• eine Entscheidungsmatrix
• Präsentation der beiden besten einem Vorgesetzten
• Konsens
• Wenn Sie abstimmen, achten Sie darauf, dass die Leute, deren Vorschläge nicht berücksichtigt werden, mit dem Prozess einverstanden sind: „Können Sie mit der anderen Lösung leben?“, „Was werden Sie müssen Sie sehen, was Sie davon überzeugen wird, dass das auch funktionieren wird?“

7) Machen Sie der Gruppe Komplimente zu allem, was Sie im Prozess beobachtet haben und was sie in die Lage versetzen wird, in Zukunft wieder so schwierige Entscheidungen zu treffen: „Ich sehe, dass Sie alle mit großer Leidenschaft bei der Sache waren. Sie haben es geschafft, enthusiastisch zu bleiben UND Sie konnten einander zuhören und Ihre Meinung ändern. Ihr Ego stand Ihnen nicht im Weg usw.“